企业如何做好发票管理？发票保管有哪些注意事项？

作者：深圳市云宝腾达科技有限公司浏览：发表时间：2021-04-14 15:39:39

发票管理是企业税务管理的重要内容之一，是企业正确有效的核算经营成果的重要保障。

对于发票管理这个模块，我们将分为四个部分进行讲解：一、发票开具；二、发票抵减；三、发票保管。

一、发票开具

发票开具是指根据法律、法规的规定在何种情况下开具发票，基于证明商品和资金所有权转移的需要、进行会计核算的需要和进行税收管理的需要，发票应在发生经济业务确认营业收入时由收款方向付款方开具，特殊情况下，由付款方向收款方开具。

关于发票开具的内容，APOIT新设企业账税一体化（小规模）课程将从系统登录和发票填开两个方面给大家进行讲解。发票填开在企业实务中非常重要，会计人员应重点掌握三个技能：（1）正数发票的开具；（2）开具发票的作废；（3）红字发票的开具。

1、系统登录

小规模纳税人在开具普通发票的时候通常使用防伪税控系统进行开票操作。以金陵华新商贸有限公司为例，登录时核对开票软件上的统一社会信用代码91510039532735702G是否正确，输入密码和证书口令后即可登陆开票系统，随后就能进行日常开票操如图4-1-1所示：

1、发票填开

（1）正数发票的开具

税控发票开票软件在开具增值税普通发票时主要有“发票读入”、“信息设置”、“发票填开”、“发票打印”等步骤。诗企业领购发票后要点击“发票读入”按钮将已经购买的发票信息读入开票系统中，之后才能进行发票填开、发票查询等工如图4-1-2所示：

发票信息读入成功后，点击“发票管理”菜单下的“发票填开”，选择普通发票填开，就可以进行增值税普通发票的开具了。

开具发票时要将纸质空白发票和系统跳出的发票种类、类别以及发票号码核对一致后才能进行开具。实际业务中，为了保证开票的效率与准确性，企业在开票前通常会提前设置增加一些常用的商品编码和客户编码。

（2）开具发票的作废

实务中，若发现本月开具的发票有误，可在开票系统上直接进行“作废”操作。即点击“发票管理”下的子菜单“已开发票按下“作废”按钮，就可以选择要作废的增值税普通发票了，但必须将所有发出的与作废发票有关的联次全部收回后才能作废，如图4- 1-3所示：

（3）红字发票开具

实务中，已开具发票在跨月后若发现发票有误，则不能再将原来所开具的发票直接作废，而应开具红字发票。

当需要开具红字普通发票时，直接在开票系统上点击“红字”按钮，选择“直接开具”，再以错误发票金额的负数填入红字发票内即可。若小规模纳税人去税务局代开的增值税专用发票有误，需要开红字专用发票，有安装开票软件的单位或个人可以在开票系统中填写“红字增值税专用发票申请单”，打印出来后拿到税务局柜台进行红字发票开票处理；没有安装开票软件的小规模纳税人则可以从当地税务局网站上下载“红字增值税专用发票申请单”表格，填写完整后拿去税务局柜台进行红字发票开票处理。如图4-1-4所示：图4-1-4 红字发票

二、发票抵减

与一般纳税人不同，小规模纳税人一律不得抵扣增值税进项税额，但有一特例：小规模纳税人支付的税控设备费用和技术维护费，可在增值税应纳税额中全额抵减。

当然，小规模纳税人抵免增值税进项税额，但并非“抵扣”，与增值税一般纳税人销项税额抵扣进项税额的征税方式是有本质不同的。

三、发票保管

1、发票存根的保管

企业已使用过的发票存根，也应妥善保管。发票存根一般保管期为5年，在保管期限内，任何单位都不得私自销毁。

2、作废发票的保管

对由于开票人员工作失误或其他原因导致的错误发票必须将全部联次妥善保管，并粘贴在原发票存根上，不得私自销毁，以备查核；因政策调整造成作废发票的，新旧发票可以同时使用，到期后，旧版发票全部作废，由税务机关组织全面清理和收缴。此类发票应当在税务机关收缴完毕以后，指定专人集中保管，并登记清册，经经办人和负责人签字后，统一销毁。

3、关于空白发票的保管

实务中企业要指定专人保管空白发票，领回的空白发票要设立专柜进行保管，确保发票安全，需做到防盗、防失、防潮。

对于空白发票而言，除国务院、税务主管部门规定的特殊情形外，任何单位和个人不得跨规定的使用区域携带、邮寄、运输空白发票，且禁止携带、邮寄或者运输空白发票出境。在使用发票的时候，开具发票的单位和个人应当建立发票使用登记制度，设置发票登记簿，并按规定向主管税务机关报告发票使用情况。

当单位和个人办理变更或者注销税务登记的时候，应当注意同时办理发票和发票领购簿的变更、缴销手续。开具发票的单位和个人应当按照税务机关的规定存放和保管发票，不得擅自损毁。已经开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。因此，千万不要以为发票已经认证或当期交易、涉税事项已经办理完结，发票就可以弃置，一定要妥善保管哦。

发票作为财务的数据的核心体现，需要重点关注。首先发票的真伪以及合规性，需要避免虚假、重复、开具主体异常的发票入账，本发票管理系统对接国税查验平台底账库，支持多设备多采集方式进行发票信息提取，与底账库备案数据进行比对，可以快速合规的进行发票查验，1s/2张。

其次是发票原件存储与归档，根据档案以及入账报销的管理规定，原件需要归档保存，当前电子发票开具量逐年递增，逐渐代替纸质发票，因此企业需要存储归档电子会计原始凭证。借助本发票管理系统可以帮助企业建立电子会计档案管理系统，实现原始凭证的全生命周期闭环管理，能够防止篡改、丢失等风险

企业当前需借助信息化系统来进行发票管理，做到发票数据真实、原件妥善保存。

微信小程序《电子发票台账》电子报销归档管理

企业增值税发票管理要点建议

未雨绸缪，防患于未然，我们建议企业务必重视增值税发票管理，并做好如下事项：

一、重视增值税发票违规和违法成本，建立具有和体现真实性、准确性和合规性的增值税发票管理制度。

二、了解虚开增值税专用发票的定义范围[3]，避免落入虚开的陷阱。

没有货物购销或者没有提供或接受应税劳务而为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具增值税专用发票；有货物购销或者提供或接受了应税劳务但为他人、为自己、让他人为自己、介绍他人开具数量或者金额不实的增值税专用发票；进行了实际经营活动，但让他人为自己代开增值税专用发票。

三、开票时应判断是否同时满足如下三个条件，避免增值税专用发票的虚开[4]。

纳税人通过虚增增值税进项税额偷逃税款，但对外开具增值税专用发票同时符合以下情形的，不属于对外虚开增值税专用发票：

纳税人向受票方纳税人销售了货物，或者提供了增值税应税劳务、应税服务；纳税人向受票方纳税人收取了所销售货物、所提供应税劳务或者应税服务的款项，或者取得了索取销售款项的凭据；纳税人按规定向受票方纳税人开具的增值税专用发票相关内容，与所销售货物、所提供应税劳务或者应税服务相符，且该增值税专用发票是纳税人合法取得、并以自己名义开具的。

受票方纳税人取得的符合上述情形的增值税专用发票，可以作为增值税扣税凭证抵扣进项税额。

四、识别支出是否为增值税应税/非应税项目，并按规定合理取得发票。

一个公开案例带来的思考：

部分背景

某公司接受虚开发票方式为职工发放工资的行为是否属于偷税行为，并允许此部分收入在企业所得税前列支？

部分最后判决

某法院的二审终审判决书：虚开违法行为并不必然导致将套取的资金给职工发放工资违法，某公司支付给员工的工资是法律事实，是员工的劳动报酬，故认定实际工资支出允许税前扣除。

法院参考部分法规

《中华人民共和国税收征收管理法》第六十三条第一款：纳税人伪造、变造、隐匿、擅自销毁帐簿、记帐凭证，或者在帐簿上多列支出或者不列、少列收入，或者经税务机关通知申报而拒不申报或者进行虚假的纳税申报，不缴或者少缴应纳税款的，是偷税。对纳税人偷税的，由税务机关追缴其不缴或者少缴的税款、滞纳金，并处不缴或者少缴的税款百分之五十以上五倍以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。根据该条规定，造成不缴或少缴应纳税款后果的，是偷税，应予处罚。

《中华人民共和国企业所得税法》第八条：企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第二十七条：企业所得税法第八条所称有关的支出，是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出，是指符合生产经营活动常规，应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第三十四条：企业发生的合理的工资薪金支出，准予扣除。前款所称工资薪金，是指企业每一纳税年度支付给在本企业任职或者受雇的员工的所有现金形式或者非现金形式的劳动报酬，包括基本工资、奖金、津贴。

此公开案例存在虚开增值税发票的特殊背景，且此案例的判决仅具有个案效力。如果以《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）的规定来看，基于该公司工资薪金支出项目为非增值税应税项目，非必须取得发票的情况，对于正常的工资薪金支出可以内部凭证作为税前扣除凭证。按照28号文件的官方解释，内部凭证是指企业根据国家会计法律、法规等相关规定，在发生支出时，自行填制的用于核算支出的会计原始凭证。如企业支付给员工的工资，工资表等会计原始凭证即为内部凭证。而在本案中，该公司的工资薪金支出有内部凭证支出，且已经代扣代缴了个人所得税，所以法院判决和28号文件对工资薪金在企业所得税的列支要求上并不矛盾。

在日常管理工作中，企业必须识别在哪些情况下取得合规的发票，从而保证发票能够符合税法的相关规定。

图2：企业支出在企业所得税税前扣除凭证要求

五、做好增值税发票细节管理，确保发票在形式上具有合规性，如发票的商品和服务编码要满足性质、备注栏填写需要满足要求，并做好差额征税差额开票、差额征税全额开票、免税、不征税、零税率等情况下发票的开具和取得。

常见的备注栏错误包括：

增值税一般纳税人提供货物运输服务，使用增值税专用发票和增值税普通发票，开具发票时未将应将起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息等内容填写在发票备注栏中，内容较多时也未附清单。[5]出租不动产，纳税人自行开具增值税发票时，未在备注栏注明不动产的详细地址。[6]

六、在开具和取得大额增值税发票时，做好相关资料审阅工作，降低潜在税务风险。

一般而言，审阅应包含但不限于如下资料：

货物：供应商资质查验、合同、资金流、运输单据、入库单、领用单、固定资产清单、用途等服务：供应商资质查验、合同、资金流、递交物、服务人员、服务报告评价、是否形成无形资产等

七、当取得的增值税专用发票被税务机务质疑为虚开后，企业应区分开具增值税专用发票的企业的类型性质和虚开增值税专用发票的类型，在存在虚开增值税专用发票对应有真实业务时，积极采取有效措施进行补救。

图3：被质疑为虚开增值税专用发票的常见情形

以上述图 3 中的 3 和 4 为例，在存在虚开发票但有真实业务的情况下，企业应考虑重新取得或换取符合规定的发票，以满足税务合规性要求和避免税务损失：

增值税方面：对已经抵扣的进项税额进行转出[7]，重新取得或换取符合规定的发票，在满足要求的条件下对进项税额进行抵扣。企业所得税方面：企业取得虚开等不符合规定的发票（以下简称“不合规发票”），不得作为税前扣除凭证。但如果企业取得不合规发票，若支出真实且已实际发生，应当在当年度汇算清缴期结束前，要求对方补开、换开发票、其他外部凭证。补开、换开后的发票、其他外部凭证符合规定的，可以作为税前扣除凭证。

八、关注税务机关对发票电子化的推进[8]，短期内做好收票和电子档案管理，长期内建立和完善发票信息化系统

增值税专用发票电子化（简称“专票电子化”）进程的逐步推进体现在：先在新办纳税人中实行专票电子化，在完善系统、积累经验的基础上，再考虑在其他纳税人中实行专票电子化。

对于新办纳税人，自2020年9月1日起先逐步在宁波、石家庄和杭州开展专票电子化试点，在此基础上再分两步在全国实行（如下图所示），受票方范围为全国。

随着新办纳税人通过领取税务Ukey，并依托增值税电子发票公共服务平台在全国范围内开具电子专票，越来越多的企业将开具或取得电子专票，此时需要关注：

分析专票电子化对于发票管理工作的影响，做好发票电子数据的档案管理，进行基本应对；有条件的企业，可以对专票电子化系统进行搭建，做好企业ERP系统与增值税电子发票公共服务平台的衔接；在长期发展过程中，企业应注意增值税发票管理的信息化建设和推进，真正实现业务系统和增值税发票管理模块的衔接，能够实现开具增值税发票、进/销项合理监控，以及生产和申报增值税申报表的自动处理等，从而系统化地对增值税发票进行有效管理。

注：

[1]如未特殊明确，本文中增值税发票均包括增值税专用发票和普通发票。

[2]国家税务总局塔城地区税务局稽查局关于2019年医药行业专项检查随机抽查结果的公示

[3]《最高人民法院关于适用<全国人民代表大会常务委员会关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定>的若干问题的解释》

[4]《国家税务总局关于纳税人对外开具增值税专用发票有关问题的公告》（国家税务总局2014年第39号）

[5]《国家税务总局关于停止使用货物运输业增值税专用发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第99号）

[6]《国家税务总局关于全面推开营业税改征增值税试点有关税收征收管理事项的公告》（国家税务总局公告2016年第23号）

[7]《国家税务总局关于纳税人虚开增值税专用发票征补税款问题的公告》（国家税务总局公告2012年第33号）规定，纳税人取得虚开的增值税专用发票，不得作为增值税合法有效的扣税凭证抵扣其进项税额。

[8]《国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（国家税务总局公告2020年第22号）