电子发票的管理－电子会计凭证报销入帐归档-深圳市云宝腾达科技有限公司

电子发票的管理－电子会计凭证报销入帐归档

作者：深圳市云宝腾达科技有限公司浏览：发表时间：2020-05-28 10:37:12

自3月23日，财政部和国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》后，如何实现财税无纸化管理转型成为企业最关注的问题之一。

微信小程序《电子发票台账》在政策发布后即时开发了电子发票的电子归档方案，下面就是大家所关心的问题

01、怎样保证采集的是电子发票源文件？

按照国家要求，电子文件的真实性应以《中国人民共和国签名法》为准。我们通过以下两种措施去保证采集电子发票源文件的真实性。首先会对电子发票进行重新验签，查看电子发票的签名是否合法。其次，我们会把电子发票的源数据提取出来，通过税务局接口来确认这张发票是否成功报送税务局。

02、除了电子发票，电子客票、电子行程单是否也要归档保存？

需要。财政部3月31日发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。通知明确，来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力；除法律和行政法规另有规定外，满足相关条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

03、无纸化电子档案是否会带来人力成本的上升？因为电子档案的转换是需要专人操作的。另外无纸化财务对网络及硬件配置的要求也会很高，是否也会增加相应的成本？

随着信息时代的全面到来，无纸化档案已经成为了无法避免的发展模式。电子会计档案全生命周期管理，报销、入账、归档整个票据流转流程更加地数字化、自动化、智能化。毋庸置疑，只要选择合适的方案和合适的系统，无纸化给企业带来的效益一定远远高于转换时消耗的成本。

04、要建立电子档案应将所有资料（包括原来是纸质的）都扫描保存在电子档案中，那么扫描的格式和标准是什么？是否手机即可？

对于纸质材料来说，我们电子会计档案系统主要保存它们的影像和对应的纸质件存放位置，影像格式不限，包括jpg、pdf等等。

05、通知要求，必须保存打印该纸质件的电子会计凭证，电子会计凭证的保存是否有特定格式要求，如必须是供应商获取的PDF原件，还是纸质打印的扫描件也可以呢？是必须保存到会计档案系统，还是保存到财务系统中，报销单据，记账凭证可以直接链接查询即可？

1、电子会计凭证必须获取到发票的PDF或者OFD原件，单纯的纸质打印或者扫描件是不符合规范要求的。

2、电子会计凭证在财务记账使用过程当中，可以保存到财务系统对应的报销单据或者记账凭证对应的文件存储链接上；但如果统一结账归档形成电子档案的，则应通过独立于财务核算系统之外的电子会计档案系统来支撑。

06、会计档案系统的档案管理范围和主要管理流程有哪些？即会计档案管理系统的功能清单及业务流程。

1、图片及PDF上传服务

2、各类电子发票源文档获取服务

3、单据/凭证/发票影像/附件文档调阅服务与标注服务

4、电子会计凭证、报表和账册的归档及反归档服务

5、电子会计凭证与相应单据、发票、附件的查阅服务

6、总账、明细账、会计报表、固定资产卡片以及各类账册的查阅服务

7、电子会计档案管理查询和借阅服务

8、纸质档案及原始凭证实物管理服务

07、对于会计报表、会计账簿等在财务系统可以直接输出的档案的留档方式一般是什么形式，是否按照年度、期间集成财务系统的特定格式（Excel或者PDF）的输出报表，通过电子签章签批即可？还是将报表纸质打印，签字再扫描归档？

1、通常按照会计核算期间输出，一般情况下每一个自然月为一期档案，含所有的总账/明细账/固定资产卡片/报表/凭证/单据/发票/附件。

2、默认输出格式为pdf格式，拟兼容国标的OFD格式。

3、系统输出的完整一期档案的所有资料，将通过区块链进行加密。

08、传统的会计档案系统与新模式的会计档案系统的主要区别有哪些？

1、存储与查阅调用等使用方式有本质区别

2、有利于快速索引

3、通过技术手段保障数据安全性和完整性

4、成本更加低廉

09、电子记账凭证是否一定要分卷归档？即对于会计记账凭证与原始凭证，是否将特定格式的记账凭证（如PDF）与原始凭证的电子附件（包括扫描件与上传的PDF电子附件）建立对应关系并分卷归档，即完成记账凭证分卷归档管理，分卷归档的目的是否与纸质档案的存储建立对应关系，方便查找？是否一定要分卷归档？

1、电子记账凭证不再分卷归档，分期属归档

2、记账凭证与原始凭证的电子附件（包括扫描件与上传的PDF电子附件）将建立一一对应关系，可以独立展示

10、归档的会计报表、会计账簿是否与归档的记账凭证建立对应关系，即可以在报表、账簿、记账凭证与原始凭证建立对应关系，快速检索，直接查阅？

是的。