财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源：作者：经科司

财会〔2020〕6号

党中央有关部门财务部门、档案部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团财政局、档案局，国务院各部委财务部门、档案部门，财政部各地监管局，有关人民团体财务部门、档案部门，中央企业财务部门、档案部门：

为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：

一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求。

四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。

七、本通知由财政部、国家档案局负责解释，并自发布之日起施行。

财政部

国家档案局

2020年3月23日

电子发票的电子化报销、入账、归档管理的出台背景

开展电子发票电子化报销、入账、归档管理工作对国家深化改革、社会经济发展和企业高效运营具有重要意义，助力国家数字经济发展。党中央、国务院大力推进信息化建设和“放管服”改革，通过“互联网+政务服务”等手段优化营商环境、释放改革红利。

近年来，党中央、国务院大力推进信息化建设和“放管服”改革，通过“互联网+政务服务”等手段优化营商环境、释放改革红利。国家有关部门认真贯彻中央决策部署，在电子商务等领域积极推行电子发票，带动和促进海关、税务、银行、保险、铁路等领域多种电子票据的应用，大大提高了行政管理效率，降低了企业经营成本。但在中小企业，电子发票的应用还存在一定的困难，如电子发票还需打印成纸质版本报销入账；为接收电子发票还需应用电子档案管理系统等。这些问题亟待解决。

今年年初，为切实推进电子发票应用和推广实施工作，助力国家数字经济发展，按照国务院有关要求，国家档案局会同财政部、商务部、国家税务总局联合开展了该项试点工作。试点工作主要包括以下两个方面：开展电子发票电子化报销入账试点工作，过程符合《企业会计信息化工作规范》有关要求；开展电子发票归档试点，即在没有电子档案管理系统的情况下，档案部门或档案人员直接从会计核算部门或会计核算系统接收电子发票，并仅以电子形式归档，归档存储格式符合要求，归档过程中电子发票真实性、完整性、可用性、安全性有保障。

《通知》解读：

通知里要求单位可仅用电子会计凭证报销入账归档所需同时满足的条件：

1、支持与企业现有OA、费控系统的对接，从而在源头上实现电子发票的查验及重复性校验；

2、自动归集电子发票版式文件，支持电子邮箱、微信卡包等的电子发票导入；

3、同时支持PDF以及OFD格式电子发票的管理；

4、支持本地以及云端存储，且满足相关法规对于原始凭证的保存期限要求；

5、支持与纸质凭证建立索引关系，便于后期管理；

解读一下这个条款，企业若想仅以电子形式存放电子发票，须满足以下条件：

1、须在电子发票归档前，逐一进行查验，并防止重复录入；

2、须对电子发票的传输环节进行闭环管理，并对经办、审核、审批等环节进行记录，以防止传输过程中的人为篡改；

3、须具备相关系统对电子发票版式文件及元数据进行妥善保存，并与企业内部的纸质凭证建立关联关系；

4、须具备电子档案管理系统用于保存电子发票版式文件，并按照档案管理要求定期进行异地灾备；

根据上面的条件，考虑到大多数企业并没有完善的电子档案管理系统，如果企业希望仅以电子形式对电子发票进行归档，就需要进行相应的信息化建设以及相应的业务流程优化。因此，短期内大多数企业是满足不了上述条件的，只有寻求第三方提供解决方案。比如微信小程序《电子发票台账》这种专门提供电子发票管理服务的软件工具就能轻松实现以上条件，且经济实惠高效。这也是不错的选择。

财政部国家档案局有关负责人就印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》答记者问

印发《通知》的主要考虑是什么？

答：会计凭证是单位进行会计核算的重要依据。随着我国电子商务的发展和推进，电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证的应用逐渐普及。及时规范电子会计凭证的报销入账归档是会计工作和档案工作适应电子商务、电子政务发展的需要，对于规范单位基础会计工作，推行电子文件电子化单套制归档，实现会计凭证报销入账归档全流程电子化等均具有重要意义。

第一，印发《通知》是适应新形势下电子商务、电子政务发展的必然选择。伴随着信息技术和电子商务、电子政务的发展，自2015年底国家税务总局启动增值税电子普通发票试点工作以来，会计凭证电子化进程进入快车道。2017年，财政部启动财政电子票据试点应用工作；2018年，海关总署推行电子海关专用缴款书试点，同年，广东省、深圳市等地税务局相继推行区块链电子普通发票试点；2019年，中国铁路总公司推行高铁电子客票试点，南方航空公司推出电子行程单；2020年上半年，国家税务总局启动增值税专用发票电子化试点工作。当前，电子商务方兴未艾，电子政务正在全国加快推进，包括发票、财政票据、客票、银行回单等在内的会计凭证的电子化是未来发展的必然趋势。尤其是在当下抗击新冠肺炎疫情尚未取得全面的胜利，人员活动仍受限，且复工复产加速推进的迫切形势下，电子会计凭证应用需求更加旺盛。会计凭证是基层单位进行核算的直接依据，也是档案管理的重要内容。为此，有必要通过印发《通知》，对单位外部取得的电子会计凭证报销入账归档做出具体指导，以便基层单位做好相关工作，防堵风险漏洞，为电子商务、电子政务的健康有序发展提供重要支持。

第二，印发《通知》是实现会计凭证报销入账归档全流程电子化的需要。电子发票等电子会计凭证是电子交易的重要媒介，对便利网上交易、节约社会资源、促进数据集成等均具有重要意义。电子会计凭证能否被法律所认可、能否被单位所接纳、能否顺利报销入账归档是关系电子商务高质量发展的关键的“最后一公里”。国务院早在2015年5月印发的《关于大力发展电子商务加快培育经济动力的意见》（国发〔2015〕24号）中就明确提出要“逐步推行电子发票和电子会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。根据国务院有关要求，2015年财政部、国家档案局修订了《会计档案管理办法》，重点增加了电子会计档案生成、管理的相关内容，但对于如何实施电子化报销入账归档等具体操作层面的规范性问题，一直缺乏具体规定。因此，《通知》承认了电子会计凭证的法律效力，提出电子会计凭证电子化单轨制报销入账归档全流程电子化的要求，通过政策引导，助力国家经济发展。

第三，印发《通知》是规范电子会计凭证纸质打印件报销入账归档工作的需要。随着电子发票等电子会计凭证的试点推广，逐步暴露出基层单位在应用电子会计凭证中存在的一些不规范问题，其中直接并仅将电子会计凭证（主要是电子发票）的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证的现象大量存在。由于电子会计凭证的纸质打印件具有易篡改、易复制且难察觉等特点，增加了会计人员查验会计凭证的难度，一旦单位或个人重复报销、虚假入账、篡改信息，出现财务造假、偷逃税款等行为，在实际工作中难以发现，严重干扰和影响单位正常会计工作秩序，也使大量珍贵的电子档案资源流失。对此问题社会各界较为关注，希望财政部、国家档案局加强政策指导。根据现行法律和行政法规的规定，电子发票的纸质打印件并不符合会计核算和档案管理关于凭证的印制、填开、使用、归档等有关规定，电子发票的纸质打印件（无论是开票方打印的，还是收票方打印的）不应作为单位报销入账归档的唯一凭证。为此，有必要通过印发《通知》，提出不具备相关条件的单位开展电子会计凭证报销入账归档的方案，并重申有关法律和行政法规的要求，加强对会计、档案工作领域的具体指导，及时回应社会关切。

问：《通知》的主要内容是什么？

答：《通知》重点围绕电子会计凭证报销入账归档的合法性、规范性，从五个方面提出具体要求。一是对此次予以规范的电子会计凭证进行了界定，即为单位从外部取得的电子形式的各类会计凭证。二是明确了合法的电子会计凭证、电子会计档案与纸质会计凭证、纸质会计档案具有同等效力；除法律、行政法规另有规定外，已经以合法合规方式进行电子化归档的电子会计凭证，无须再归档其纸质打印件。三是强调单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的，必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。单位利用纸质会计凭证的电子影像件等电子复制件进行会计核算，不属于本《通知》所述的范畴，仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。四是明确了单位可仅用电子会计凭证报销入账归档所需同时满足的条件。五是明确了违反《通知》规定所应承担的法律后果。

问：对贯彻落实《通知》有哪些要求？

答：《通知》自发布之日起施行。各单位在贯彻落实过程中，要重点做好以下三方面工作：一是要加强政策宣传培训。各级财政部门、档案行政管理部门要充分运用媒体、网络等多种渠道，切实加强对《通知》有关政策的宣传，做好政策解读和引导；各单位财务部门、档案部门要加强对从业人员的业务培训，积极引导从业人员正确理解《通知》精神，全面掌握《会计档案管理办法》关于电子会计档案生成、管理等有关要求。二是要加快推进电子发票报销入账归档工作。各单位要对照《通知》要求，加强单位信息化建设，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。对于仅能取得电子会计凭证但暂时又不具备电子化报销入账归档条件的单位，不得仅使用电子会计凭证的纸质打印件报销入账归档，应当妥善保存电子会计凭证，并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。三是要加强日常监督检查。各级财政部门、档案行政管理部门要在实施日常监管中，将《通知》的执行情况纳入监管范围，对于存在违反《通知》规定的行为的单位和个人，要及时予以纠正，对情节严重的，要依法依规坚决予以惩处。

企事业单位如何面对电子发票的电子化报销、入账、归档管理？

财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源： 作者：经科司

财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源：作者：经科司